Davet Organizasyon, organizasyon şirketleri tarafından verilen profesyonel hizmetlerdir. Davetiyeden, mekana, catering hizmetinden süslemelere, karşılama ekibinden servis elemanlarına, sahne, pist, giriş yolu hazırlık ve süslemelerine ve sınırsız eğlenceye kadar tüm davet organizasyonu planlanarak uygulanmaktadır.
Davet Organizasyon hizmetinin ilk adımı davetiyedir. Davetiye önemlidir çünkü davetin ve davet veren kişinin tarzını yansıtmaktadır. Bu yüzden profesyonel bir ekip tarafından özel olarak tasarlanmalıdır. Tabi ki davetiyelerin zamanında davetlilere ulaştırılması gerekir. Bunun için en ideal zaman davetten 4 hafta önce dağıtımına başlanmalıdır. Davete katılacak kişi sayısının belirlenmesi için de LCV takibinin yapılması gerekir.
Organizasyon hizmetinin ikinci önemli adımı mekan seçimi, davetin teması, temaya uygun ekipmanların temini gibi hazırlıkların planlanmasıdır. Davetin verileceği mekanın kapalı ya da açık havada olmasına göre ve davet verecek kişilerin taleplerine göre konsept ve tasarım çalışmaları yapılmaktadır.
Davet Organizasyon hizmetinde görev alacak personelin kostümlerinin konsepte uygun olarak hazırlanması, görev dağılımının yapılması gerekir. Davetlileri karşılayacak ve yerlerine kadar eşlik edecek host ve hostesler, valeler, kokteyl servis personeli, yemek servis personeli davetten 2 hafta önceden belirlenmeli ve davet provası yapılmalıdır.
Davet Organizasyonlarında mekanın istenilen konsepte uygun hazırlanması çok önemlidir. Sandalye, masa süsleme için kumaşlar, tüller, fiyonklar, masa üstü çiçekli fanus ve şamdanlar, kuru çiçekler, canlı çiçekler, peçetelik ve peçete bilezikleri, taşlar temin edilmeli ve büyük bir titizlikle hazırlanmalılar.
Düğün davetlerinde gelin ve damadın, normal davetlerde davetlilerin salona gireceği yolun süslemesi için kırmızı halı, çiçekler, şamdanlar, ışıklar temin edilerek dekore edilmelidir. Davet açık havada havuz başında verilecekse havuz süslemeleri de kullanılmaktadır. Yüzen mumlar, çiçekler, fenerler ile havuz süslenmektedir.
Davet Organizasyon Hakkında
Davet Organizasyonlarında catering servis hizmeti en önemli konulardan biridir. Yemek menüsü titizlikle hazırlanmalı, masalara menü kartları yerleştirilmeli, yemek servisi dikkatli bir şekilde yapılmalıdır. Bazı davetlerde yemek seçimi davetlilere bırakılmaktadır. Bunun için LCV sistemi kullanılmakta ve davetli seçtiği menüyü bildirmektedir.
Eğlence Davet Organizasyonu için dans pisti kurulumu, sanatçı, dansçı ve DJ temini, ses ve ışık sisteminin kurulumu, orkestra ve enstrüman temini, konfeti şov, volkan şov, havai fişek gibi hazırlıkların profesyonel bir ekip tarafından yapılması gerekir. Projeksiyon cihazı ve perdesi, kameraman ve fotoğrafçı temini organizasyon firmalarının sorumluluğundadır.